Автоматизация логистики и учета

Логистика предоставляет транспортно-экспедиционные услуги по доставке грузов по маршруту, оптимальному по расстоянию, скорости и стоимости перевозки, из точки отправления к месту проживания получателя. Логистические компании могут не иметь собственного транспорта для перевозки грузов, чаще взаимодействуют с транспортными компаниями, владеющими собственным транспортом и осуществляющими перевозки по любым направлениям. Заказы могут быть оформлены в виде полного фрахта и в качестве консолидированного груза, также при планировании маршрута могут быть использованы мультимодальные перевозки, когда груз доставляют разными видами транспорта. Задачей логистических компаний является подбор маршрута, способа доставки груза согласно заявленным клиентом пожеланиям.

Программа автоматизации логистики предлагает удобные электронные формы для приема заявок на перевозку, регистрации клиентов в общей базе контрагентов и другие эффективные инструменты для повышения производительности рабочих процессов и продуктивности взаимодействия с контрагентами. Начнем работу в программе автоматизации с приема и оформления заявки. Для этого открываем так называемое окно заявки – электронную форму с встроенными ячейками-подсказками, ускоряющими заполнение документа. Первым делом нужно указать клиента, но это действие выполняют не набиванием его ФИО в форму, а посредством выбора заказчика из базы контрагентов, представленной в программе CRM-системой и предоставляющей оперативный поиск по первым буквам его фамилии или наименования, если это юридическое лицо. Найдя клиента в базе, его щелчком мыши вводят в форму заявки. На сайте разработчика вы можете бесплатно скачать разные конфигурации в формате пробных версий.

Следует сказать, если вдруг заказчика нет в базе, его сначала в ней зарегистрируют через окно клиента – аналогичную форму с встроенными ячейками, правда, иного содержания, а после выберут из нее, как это было описано выше. Это означает, что все данные в автоматизированной системе учета имеют функциональные взаимосвязи, поэтому изменение одного учетного параметра приведет к «возмущению» всей системы.

После ввода клиента указывают параметры отправляемого им груза – вес, содержание, сроки доставки, адрес получателя. Следует еще сказать, если заказчик уже делал отправления, то информация о них сохраняется в системе, и при оформлении новой заявки из ячеек будут выпадать подсказки, имеющие отношение к исключительно данному заказчику, что, опять же, ускоряет процесс оформления.

После приема заявки наступает время ее расчета. Это может быть сделано бухгалтерией или самим менеджером. Отметим, что при первом запуске программы в одном их ее учетных блоков в соответствии с прайс-листом компании настраивают калькуляцию оказываемых ею услуг, согласно которой расчет заявки может быть произведен автоматически. Если клиент согласен со стоимостью, то после получения от него предоплаты, которая, в свою очередь, контролируется системой, определяют наиболее удобного и/или выгодного перевозчика.

Для этого в оформленной клиенту заявке перебивают его реквизиты на свои, оставляя информацию о грузе и получателе нетронутой, и отправляют в транспортную компанию. Если заказчик обратился с просьбой об его уведомлении о пунктах прохождения груза, программа будет автоматически отправлять ему sms-сообщения по мере их поступления от транспортной компании.

Заявки со временем накапливаются, формируя огромный массив данных по всем клиентам, перевозчикам, стоимости отправлений и с указанием полученной прибыли по каждой совершенной логистической операции.

Программа поддерживает несколько функций, значительно облегчающих работу. Например, функция автозаполнения способствует формированию всей отчетности логистической компании в автоматическом режиме, оперируя данными из своей информационной системы и бланками из встроенного комплекта шаблонов. Это и договоры с клиентами на оказание услуг, и финансовый документооборот с контрагентами, и счета на оплату, и многое другое. Функция импорта позволяет переносить огромное количество информации из внешних файлов в систему – также в автоматическом режиме, затрачивая на осуществление таких операций доли секунды.