Электронный архив документов

Во все времена люди хранили свои ценные бумаги в сейфах, в архивах. В современном же мире в веке развития компьютеров и интернет сообщений все большей популярности набирает электронный архив документов. Давайте в этой статье рассмотрим детальнее что это такое.

Электронный архив документов - это хранение документов в электронном виде, когда обеспечивается конфиденциальность, отслеживание истории изменений.

Преимущества электронного архива документов

1. Надежность сохранности информации;

2. Сохранение безопасности и конфиденциальности;

3. Быстрый поиск интересующей информации;

4. Доступность информации в любое время суток при наличии интернета;

5. Возможность допустить к данной информации только тех лиц которым вы доверяете;

6. Использование любого веб браузера;

7. Возможность отслеживания истории любого помещенного документа;

8. При необходимости можно быстро переслать любой из документов в электронном виде другому адресату, либо распечатать на принтере;

9. Сортировка документов по степени их важности;

10. Возможность работы с документом одновременно несколькими лицами;

11. Круглосуточное удобство использования;

12. И это далеко не все преимущества, которые может предложить данный вид услуги хранения ценной информации.

Его функции

1. Классификация документов;

2. Их версии;

3. Хранение и поиск интересующей информации;

4. Статусы документов в программе;

5. Регистрация документов;

6. Настройка структуры папок;

7. Администрирование электронного архива.

Его важность в бизнесе

Обеспечение круглосуточной непрерывности ведения бизнеса является наиболее важным моментом. При выходе из строя корпоративной системы даже на непродолжительное время могут быть причинены бизнесу значительные убытки. Следовательно, очень важно, чтобы документы хранились одновременно в нескольких хранилищах. Только в этом случае человек перестраховывается в надежности сохранности его ценной информации.