Как оставаться действенными на удаленной работе: опыт водящих digital-компаний | Статьи SEOnews

Марина Ибушева SEOnews Ситуация с коронавирусом принудила компании перевести служащих на удаленную работу. У одних организаций это вышло, иные – все еще адаптируются к новенькому режиму и обучаются взаимодействовать с сотрудниками и клиентами, находясь в окружении расслабляющей семейней обстановки.

IT-компании в силу собственной специфики одними из первых перешли на удаленку. Мы пообщались с представителями ВКонтакте, Mail.ru Group, iConText, Ашманов и партнеры, Serpstat, Нетологии, CoMagic, eLama, AGIMA, Adventum и попросили поделиться опытом и секретами сохранения продуктивности при работе из дома.

Главные трудности удаленной работы

Некие из опрошенных компаний и ранее тестировали удаленный формат работы. К примеру, в Serpstat пробовали перевести на удаленную работу маленькие команды на ограниченное время. 70% команды Нетологии постоянно работали на удаленке, в их числе координаторы курсов, методисты и учители. В компании AGIMA большая часть служащих могли перейти на удаленную работу в случае резкой необходимости. Но даже тем, кто практиковал удаленку и ранее, пришлось перестраиваться, чтоб вполне перевести команду на работу из дома.

Пресс-служба Mail.ru Group Большая часть служащих перешло на удаленную работу посреди марта. Кабинет на данный момент навещают лишь те, чью работу удаленно исполнять невероятно. Все мероприятия отменены или переведены в онлайн: к примеру, в таком формате мы провели финал турнира Mail Design Cup.

Пресс-служба ВКонтакте C 16 марта вся команда ВКонтакте перешла на удаленный режим работы. А маленькое число профессионалов, которые поддерживают инфраструктуру ВКонтакте и обязаны находиться в кабинете или дата-центре, безвозмездно добираются на такси. Наша команда базируется в различных городках, и мы нередко проводим встречи онлайн, потому не испытываем на данный момент никаких технических сложностей. Нам стало немножко труднее общаться с сотрудниками, ведь практически все задачки и идеи еще проще и эффективнее обсудить вживую в кабинете. Но в теперешних критериях мы просто стараемся почаще созваниваться и «встречаться» на видео-конференциях.

Екатерина Здесенкова, исправный директор группы компаний iConText Group С 18 марта 2020 года мы советовали сотрудникам iConText не выходить на работу в кабинет. В сей день хоть какой сотрудник из 200 мог остаться дома и без заморочек работать удаленно. Практически все мы общо со своим IT-подрядчиком компанией ProSupрort подготовили заблаговременно. Перейти на удаленную работу за 1 день без подготовки тяжело, потому что переход обязан быть кропотливо спланирован. Конкретно готовность к сходственным ситуациям посодействовала нам сделать это живо и безболезненно.

Денис Шубенок, исправный директор «Ашманов и партнеры» Великая часть служащих перешла на работу из дома три недельки назад. До 27 марта в кабинет выходили бухгалтерия, отделы продаж и маркетинга, руководители и некие сотрудники, которым в кабинете работается комфортнее. С 30 марта все сотрудники перешли на удаленку.

Часть служащих непревзойденно работает из дома: у их нет заморочек с самодисциплиной и выгоранием. А неким необходимы наружная поддержка, мотивация и контроль, чтоб выдержать самоизоляцию и сохранить продуктивность. В данном варианте перегрузка на управляющих сильно вырастает. В режиме самоизоляции труднее реализовывать задачки, связанные с развитием. Главные усилия ориентированы на поддержание действенной работы по текущим проектам.

Евгений Лата, управляющий отдела маркетинга Serpstat Нам удалось перевести всю команду вполне на удаленку за два выходных дня. 600 человек отправь домой в пятницу с ноутбуками и в пн теснее начали рабочий день из дома. Мы оставили возможность прибывать в кабинет тем, у кого есть трудности с работой дома. К примеру, оказалось, что не у всех служащих дома есть веб. Но с 1 апреля мы вполне накрываем все кабинеты во всех городках до окончания карантина.

Валерий Пащенко, исправный директор CoMagic Вся компания на 100% перешла на удаленную работу с 26 марта. Главной трудностью стало то, что сейчас мы принуждены больше созваниваться и больше медли проводить на видеоконференциях. Для наших кабинетов в Санкт-Петербурге и Туле видеоконференции и ранее были главным методом общения, так что и для служащих в Москве этот формат не стал нежданностью.

Марианна Снигирева, исправный директор «Нетология» Режим удаленной работы для нас издавна обыкновенен. У нас все есть нужные приборы и сервисы для работы из дома. С 16 марта сотрудники перешли на удаленку в полном составе. Даже ежели кому-то из команды необходимо отобрать из кабинета рабочий ноутбук или собственные вещи, Нетология посылает эти вещи курьером к сотруднику домой.

Екатерина Иванова, HR-директор eLama С 30 марта вся команда перешла на удаленку. В eLama это 3-я попытка перейти на удаленную работу, прошлые две были не чрезвычайно успешными. На данный момент в компании теснее практически все процессы выстроены, автоматизированы, иной опыт у управления, понятны зоны ответственности, практически все теснее готово для удаленной работы. Мыслю, на данный момент все обязано получиться.

Валерий Буртник, HR-директор Adventum Команда Adventum отчасти работает в удаленном режиме с 16 марта, а с 23-го на таковой формат работы перешли все сотрудники. Мы были готовы к работе в таком режиме. У нас 2 кабинета, в Москве и Владимире, потому часть служащих работает удаленно из иных городов. Но некие задачки еще требуют корректировки с поправкой на новейшие происшествия.

Евгений Лобанов, исправный директор AGIMA Мы с 16 марта практически всем кабинетом перешли на удаленный формат. Из сложностей – при удаленной работе посещает тяжело передавать эмоции. Все другие технические аспекты при подабающей формализации и настройке действий ничем не различаются не зависят от формата работы.

Приборы для удаленной работы команды

Организовать эффективную удаленную работу и отладить процесс невероятно без особых приборов. У каждой компании в зависимости от специфики есть собственный набор сервисов, которые дозволяют сделать коммуникацию меж сотрудниками и клиентами и обеспечить исполнение текущих задач. Почаще всего опрошенные нами компании употребляют для удаленной работы мессенджеры и приборы для проведения видеоконференций, пасмурные хранилища, почту, сервисы по работе с документами, таск-менеджеры.

Пресс-служба Mail.ru Group Mail.ru Group – технологическая компания: мы сами разрабатываем сервисы для удаленного общения и работы – соцсети, мессенджеры, облака – и активно ними пользуемся. На данный момент мы просто перевели в онлайн все коммуникации, в том числе с партнерами.

Все сотрудники перешли на удаленку с рабочими ноутбуками и иными устройствами (к примеру, кому-то для работы необходимо два монитора) . Всем настроили защищенный доступ к внутренним ресурсам – интранету, где можнож поглядеть контакты коллег и заключительные новинки компании, к таск-менеджеру, базе познаний.

Забота о уюте может не ограничиваться предоставлением рабочих приборов. К примеру, сотрудники Mail.ru Group при переходе на удаленку получили собственные промокоды от Delivery Club.

Пресс-служба ВКонтакте У VK много собственных приборов для работы на удаленке: чаты, видеозвонки, общества, видеотрансляции и иные сервисы. Ними мы пользуемся на каждодневной базе, но не совсем лишь во время дистанционной работы всей компании.

• Для постановки задач мы используем Jira.

• Тексты пишем в редакторe Paper от Dropbox.

• Видеоконференции проводим в Zoom.

Евгений Лата, управляющий отдела маркетинга Serpstat

• Для общения и чатов мы используем Telegram.

• Все встречи команд и ретроспективы проходят в Zoom или Google Meet.

• Работу над задачками ведем в Планфиксе и Redmine (отдел разработки) .

• Контроль SEO-команд – прямо в приборе «Контроль команд» Serpstat.

• Время и эффективность контролируем в Yaware Time Tracker.

• А еще у нас есть Панель Управления Проектами, общая с Netpeak разработка, где каждый сотрудник чекинится, ставится на паузу, отслеживает эффективность по всем своим задачкам и получает отчеты подчиненных.

Валерий Пащенко, исправный директор CoMagic

• Главной инструмент удаленки для нас – это стек технологий G Suite от Google. В нем объединены почта, календари и способности видеозвонков.

• Вся реклама контролируется через наш сервис CoMagiс. В период, когда надобно оперативно править расходами на рекламу, для нас критически главно осмысливать, в которых каналах рекламы нет возможных клиентов. Мы убавляем бюджеты на их, перераспределяем средства на иные маркетинговые каналы.

• Для связи меж нашими клиентами и сотрудниками, работающими из дома, используем способности нашей виртуальной АТС, активно подсобляем клиентам с опциями.

Денис Шубенок, исправный директор «Ашманов и партнеры» Мы теснее пару лет работаем в CRM-системе Terrasoft. Она дозволяет контролировать процессы, связанные с активностью менеджеров и управляющих проектов, исполнять документооборот. Система интегрирована с 1С, всеми рекламными приборами и сквозной аналитикой. Руководители получают автоматические уведомления на почту, ежели клиент присылает менеджеру письмо с негативными триггерами. Новейшие триггеры добавляются в базу.

• С конца 2019 года мы перешли на работу с клиентами в формате еженедельных спринтов. Все задачки фиксируются с бэклоге и распределяются по неделькам. Таковой подход к организации действий зарекомендовал в теперешней ситуации необыкновенно отлично. У клиентов есть собственный кабинет на базе Битрикс24, где мы общо с ними ведем проекты.

• С поддержкою Confluence мы ведем базу познаний, в какой бережём все регламенты, аннотации, кейсы по проектам и образовательные мат-лы.

Валерий Буртник, HR-директор Adventum Мы используем в работе:

• Asana – таск-менеджер для постановки и контроля задач по всем проектам,

• Zoom – платформа для каждодневных созвонов с командой, клиентами и партнерами,

• Мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Slack) – для оперативного решения вопросцев,

• Корпоративный портал Adventum на базе Motivity – это пополняемая база познаний. Тут хранятся все шаблоны документов и регламенты, информация о отделах, кейсы, обучающие мат-лы, контакты всех служащих компании. Чтоб находиться в одном информационном поле каждую недельку мы публикуем в Motivity дайджест с новинками компании,

• Google Диск, Google Sheets и Google Docs – для размена файлами, общей работы и редактирования материалов.

Екатерина Иванова, HR-директор eLama Для общения и информирования служащих мы используем Slack. Он же дозволяет ставить статусы и осмысливать, кто работает из дома, кто в отпуске, кто недомогает. Также есть особые боты, которые интегрируются со Slack и дозволяют собирать новинки и проводить стендапы.

• Gmail – для главных новостей по компании и официальной переписки.

• Google календари и Google Meet – для назначения и проведения онлайн-встреч.

• Confluence – как внутренняя библиотека и источник хоть какой подходящей инфы для компании.

• Jira – для ведения и планирования задач.

• Miro – для общей работы по проектам и понятной визуализации.

Евгений Лобанов, исправный директор AGIMA Приборы, которые мы используем, не зависят от формата работы.

• Все корпоративные коммуникации у нас построены на продуктах Google: почте, календаре, документах, чатах и Google Meet.

• Все создание ведется при поддержки таск-трекера Jira, который интегрирован с базой познаний Confluence и системой контроля версий Gitlab. Единственное, что мы добавили на данный момент к инструментарию – это обязательную каждодневную подготовку отчетов по рабочему дню каждого сотрудника в корпоративном портале b24.

Марианна Снигирева, исправный директор «Нетология»

• Для работы мы используем Slack – рабочий мессенджер, в каком проходит все общение в компании.

• Zoom используем для организации онлайн-встреч и конференций.

• Документация ведется в Google Документах.

• ClickMeeting – одна из платформ, на которой мы проводим обучающие вебинары.

• Как онлайн-университет мы нередко используем разные стриминговые системы с возможностью трансляции уроков.

• Вся бухгалтерия и денежный документооборот тоже настроены на работу онлайн. К примеру, бухгалтерские оплаты проводятся через сервис PlanFix. Это комфортно и дозволяет работать откуда угодно.

Советы для тех, кто пробует сделать процесс удаленной работы

Компаниям, которые до ситуации с коронавирусом не практиковали удаленный формат работы, приходится необыкновенно непросто. Мы попросили профессионалов поделиться опытом и отдать несколько советов, которые посодействуют бизнесу выстроить процессы дистанционной работы наиболее отлично и недопустить «подводных камней».

Большая часть опрошенных нами профессионалов сходятся на воззрении, что для действенной работы из дома главно:

• Приготовить рабочее месте. В идеале – отыскать тихий уголок, где никто не будет мешать. Работать, лежа в постели, не стоит.

• Составить график исполнения задач. Ежели верно придерживаться планов не отвлекаться на семейные дела, продуктивность приметно вырастет.

• Соблюдать режим работы и отдыха.

• Почаще общаться с сотрудниками: чтоб запланировать задачки, решить рабочие вопросцы и просто поддержать друг дружку в этот период.

Пресс-служба ВКонтакте Мы подготовили несколько советов для всех, кто на данный момент работает на удаленке, и собрали их в две статьи. В первой можнож найти советы, как применять приборы VK для работы из дома. Во 2-м тексте наша сотрудник Катя Лебедева, управляющий Департамента некорпоративных коммуникаций ВКонтакте, поделилась тонкостями общения с сотрудниками и управляющим во время удалённой работы.

Екатерина Здесенкова, исправный директор группы компаний iConText Group Больше всего сложностей при переходе на удаленную работу возникает с денежной службой, потому что почаще всего банк-клиент устанавливается на стационарный комп и из-за сохранности удаленно подключаться к нему не стоит. В свое время в iConText было принято решение иметь ноутбук, который в случае чего же, можнож отобрать из кабинета и воспользоваться бухгалтеру из дома. Вероятно, вам стоит сделать так же.

Что дотрагивается картонных документов, то мы предложили всем клиентам перейти на электронный документооборот. Ежели клиент не осматривает такую возможность, то у определенных представителей нашей юридической и денежной службы есть печать, все нужные доверенности, принтеры и иное оборудование.

Евгений Лата, управляющий отдела маркетинга Serpstat В этой статье мы сформировали советы удаленным труженикам, как быть действенным в семейней обстановке. Они все взяты из мануала по настройке удаленной работы, которые были выданы нашим сотрудникам. Посреди советов:

• Согласуйте работу с семейными. Объясните, что дома вы работаете, но не находитесь в отпуске.

• Мобильный постоянно обязан быть рядом.

• Верховодило 10 известий. В случае, когда письменное дискуссия трудности или какого-то вопросца затянулось (больше 10 известий) – звоните!Решите все гласом и зафиксируйте договоренность.

Валерий Пащенко, исправный директор CoMagic Автоматизируйте все, что можнож заавтоматизировать. Подключите ВАТС, ежели еще не сделали этого, чтоб не утрачивать обращения и контролировать работу отдела продаж или консалтинга на удаленке.

На данный момент технологии дозволяют настроить автоперезвон по пропущенным заявкам: ежели менеджер отошел, не успел ответить, физически не сумел брать трубку, система автоматом наберет номер второй раз через данный просвет медли. Сходственным образом можнож автоматом прозванивать заявки, которые прибывают из соцсетей, лид-форм на сайте.

Ежели вы выстроите контроль за звонками, вам не надобно будет отыскивать сервисы, которые каждые 5 минут фотографируют сотрудника, или требовать раз в час отчет о работе. Пусть хоть картошку жарят, ежели в это время нет входящих звонков, а все заявки обработаны.

Екатерина Иванова, HR-директор eLama Наш административно-хозяйственный отдел в свое время выдумал корпоративный мем: когда у нас ремонт или какие-то непредвиденные конфигурации, ребята постоянно пишут «Не пугайтесь!». Мы можем повторить то же самое. Не пугайтесь, ведь в удаленной работе нет ничего ужасного и трудного, ежели верно выстроить процесс. Необходимо верно прописать порядок событий, назначить ответственных, решить все организационные и технические вопросцы, при необходимости выучить служащих. Чрезвычайно главно выстроить онлайн-коммуникации в команде – от синхронизации по задачкам до проведения встреч тет-а-тет.

Евгений Лобанов, исправный директор AGIMA В удаленном формате для неких служащих труднее самомотивироваться на действенное решение задач, потому главно посодействовать им с сиим. Практически все, к примеру, написали свои корпоративные гайды по удалённой работе, у кого-либо из коллег я даже видел требования к дресс коду (не пижама) при удалённой работе:)

Валерий Буртник, HR-директор Adventum Можнож отдать несколько советов по организации процесса удаленной работы:

• Прокрутите в голове инфраструктуру: где будут храниться данные и как сотрудникам получить к ним доступ.

• Создайте единичное информационное поле, чтоб сотрудники могли оперативно получать информацию о компании и новинки от коллег. Это быть может корпоративный портал, канал в Телеграм или еженедельные конференции в Zoom.

• Выберите способы, которые посодействуют контролировать и расценивать эффективность работы команды. Ежели компания не пользуется таск-менеджерами – самое время начать.

• Оставайтесь на связи. Кто-то живет один и ему тяжело находиться целый день наедине с собой. У кого-либо семья, детки, и работу приходится в прямом смысле кооперировать с семьей. Поддерживайте друг дружку, увлекайтесь, как дела. Созванивайтесь с включенной камерой, чтоб созидать друг дружку и ощущать эмоции собеседника.
  

О плюсах удаленной работы

С переходом на удаленный формат работы компании отметили, что столкнулись не совсем лишь с неуввязками, но и открыли для себя ряд плюсов: благодаря работе из дома сотрудники стали сплоченнее, выросла продуктивность, был дан толчок к переводу неких действий в онлайн.

Денис Шубенок, исправный директор «Ашманов и партнеры» Из плюсов: клиенты, в конце концов, воспринимают встречи через Zoom как превосходную кандидатуру офлайн-встречам. В 80% случаев нам удается решить все вопросцы онлайн, что экономит много медли для работы над проектами. Пока мы видим, что количество исполняемых задач подросло. Работа в критериях временной самоизоляции лишь позитивно сказалась на продуктивности.

Екатерина Иванова, HR-директор eLama Как это отразилось на эффективности, пока тяжело оценить, но то, что видно теснее на данный момент: практически все сотрудники стали работать больше и ответственнее... Выстроить процессы в новейших критериях – это превосходное упражнение, которое точно принесет выгоду в дальнейшем. Компания становится наиболее симпатичной для соискателей по условиям, которые дает. Возможность работать из дома – это достаточно нередкий запрос на собеседованиях.

Екатерина Здесенкова, исправный директор группы компаний iConText Group Это дивно, но конкретно на данный момент я вижу, как люди стают сплоченнее.. Вижу больше роли посреди коллег, больше поддержки и доброты. Я постоянно считала, что у нас работают люди, которым не многие одинаково – но на данный момент это приметно, как никогда.

А еще на данный момент просто шквал новейших идей. Каждый день дает доп стимул развиваться, делать что-то и быть не таковым как все. Вот это из ветхого мира «Я выгорел», «Ваши задачки меня не мотивируют» – все это закончилось. Я искренне верую, что с таковым настроем, можнож достигнуть большего.

Заключение

Мы не можем поменять ситуацию в мире, но можем продолжать отлично исполнять свою работу, пусть даже из дома, и поддерживать друг дружку. 

Кризис единожды пройдет, а дела останутся. Какими они будут к тому моменту, зависит лишь от нас.

Напомним, это 3-я статья, в какой SEOnews собрал полезные советы для бизнеса, как оставаться действенными в текущей ситуации. Ранее мы вам поведали:

• Как падение рубля воздействует на digital-рынок: воззрения знатоков и советы клиентам
• Как интернет-бренды подсобляют пережить карантин: полезные и безвозмездные предложения

Статьи